REGLAMENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS DE LA SEGER
REGLAMENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS DE LA SEGER
APROBADO EN LA ASAMBLEA DEL 18/05/2019 CIUDAD REAL.
Artículo 1. Objetivos.
La Sociedad Española de Gerodontología tiene entre sus fines, organizar y divulgar los conocimientos científicos que afectan a la población adulta mayor, por lo que entre sus actividades figura la realización de Congresos Nacionales, con carácter anual.
Artículo 2. Solicitudes.
Las candidaturas para organizar el Congreso anual, una vez aprobado el presente reglamento, deberán presentarse con una antelación preferente de 2 años.
Dicha solicitud se presentará por escrito, con al menos tres meses de antelación a la fecha de inicio del Congreso anual, del año en curso, dirigida a la secretaría de la sociedad y a la atención del Presidente.
La Junta Directiva valorará, las características de la propuesta, atendiendo a las infraestructuras y medios de comunicación que se presenten. El informe que realice la Junta Directiva, será oído en la Asamblea pero no tendrá carácter vinculante, dado que la decisión final corresponderá a los asambleístas.
Si se presentasen dos o más solicitudes de una misma ciudad, se aceptarán todas con carácter provisional.
Artículo 3. Comité Organizador.
El Presidente del Comité Organizador (Presidente del Congreso), tras obtener la aprobación de la Asamblea debe poner en conocimiento, de forma inmediata, de las fechas de celebración al Ilustre Consejo General de Colegios de Odontólogos y Estomatólogos de España con el fin de evitar solapamientos con sociedades científicas afines.
Es condición imprescindible que el Presidente y al menos las tres cuartas partes de su comité organizador deban ser miembros de la SEGER.
El Comité Organizador estará formado por los siguientes cargos:
-Presidente/a.
-Vicepresidente/a.
-Secretario/a.
-Tesorero/a.
-Vocalías: máximo 10.
El Presidente del Congreso de la SEGER o alguno de sus miembros, deberá asistir a las reuniones de la Junta Directiva, cuantas veces ésta lo requiera.
El Presidente del Comité Organizador entregará a la Junta Directiva en los dos meses siguientes a su designación un informe en el que se haga constar.
1.- Características de la sede (sala principal, accesorias y espacios para patrocinadores).
2.- Programa científico.
3.- Comité Organizador y Científico completo.
4.- Programa social del congreso.
5.- Presupuesto preliminar.
6.- Empresa organizadora (aprobada por Junta Directiva).
7.- Diseño de página web para el congreso.
Las características básicas que deben reunir la sede y la zona destinada a exposición comercial se contemplarán en un documento adjunto (plano de ubicación de stands).
Artículo 4. Comité Científico.
El Comité Científico deberá estar presidido por un miembro de la SEGER de prestigio reconocido.
El Presidente del Comité Organizador podrá proponer candidatos a la Junta Directiva de la SEGER, para presidir el Comité Científico, estableciendo de común acuerdo la persona designada.
Una vez nombrado el Presidente del Comité Científico, éste designará libremente al Vicepresidente/a y al Secretario/a de dicho Comité. Ambos cargos deberán ser también miembros de la SEGER.
El resto de las vocalías se nombrarán de mutuo acuerdo entre la Junta Directiva, Presidente del Comité Organizador y Presidente del Comité Científico.
El Comité Científico, fijará las normas para la presentación de comunicaciones orales y pósters, diseñando el enlace específico en la página web del congreso.
Los moderadores de mesa de comunicaciones y pósters, serán propuestos por el Comité Científico, seleccionados entre los diferentes centros universitarios u hospitalarios, siendo aconsejable que se encuentren con la titulación de Doctor y que se encuentren inscritos en el Congreso.
Artículo 5. Programa del Congreso.
El Comité Organizador se encargará de proponer las personalidades que figurarán en el Comité de Honor.
Así mismo, deberán contar con invitados a los Actos de Inauguración y Clausura. Durante los mismos, estarán presentes el Presidente del Congreso, Presidente de la SEGER y personalidades de Instituciones Autonómicas, Provinciales y Locales; Instituciones Colegiales; Instituciones Universitarias; Instituciones Hospitalarias.
El Comité Organizador y la Junta Directiva, determinarán un horario para celebrar durante el Congreso la Asamblea de la SEGER.
El programa del Congreso debe contemplar de forma equilibrada conferencias sobre diferentes áreas, tales como: Odontología Conservadora, Prótesis, Medicina Bucal, Cirugía, Implantología, Periodoncia, Pacientes especiales, Odontología preventiva.
Los Congresos se desarrollarán con preferencia los viernes y sábados en sesiones de mañana y tarde.
El Presidente del Congreso y el Presidente del Comité Científico podrán proponer hasta un 80% de los conferenciantes que serán ratificados, de mutuo acuerdo, por la Junta Directiva.
El 20% restante queda a disposición de la SEGER para poder ofrecerlo a los patrocinadores oficiales.
Artículo 6. Premios.
La Junta Directiva informará al Comité Organizador y al Comité Científico sobre la posibilidad de conceder diferentes premios en función de las posibilidades y negociaciones que al respecto se puedan llevar a cabo con diferentes patrocinadores.
La SEGER, otorgará premios por un importe de novecientos euros Los criterios para la obtención de dichos premios serán fijados por el Comité Científico. Esta cuantía podrá ser modificable en función de la situación económica de la sociedad y revisable en la Asamblea anual de la SEGER.
Artículo 7. Patrocinadores del Congreso.
El Presidente del Comité Organizador, tiene la obligación, en su solicitud, de presentar los planos dedicados a la exposición comercial, estableciendo el número de stands posibles.
El Comité Organizador está obligado a dar prioridad a los patrocinadores oficiales, cuyos contratos les obligan a estar presentes en el Congreso.
Tras elección de los mismos, el Comité Organizador podrá ofrecer a otras empresas los espacios restantes hasta completar el espacio dedicado a la exposición comercial.
El Comité Organizador deberá proponer a la Junta Directiva, los costes para las empresas no patrocinadoras, evitando que dichos costes puedan vulnerar los derechos de los patrocinadores oficiales.
Todos los patrocinadores tendrán derecho a dos invitaciones, incluidas la comida o cena de gala, sin coste alguno (dicho presupuesto será contemplado en los gastos del congreso).
Artículo 8. Tarifas del Congreso.
El Comité Organizador, gestionará con la Junta Directiva, los precios de inscripción al Congreso.
Los ExPresidentes de la SEGER, estarán exentos del pago de la cuota de inscripción y estarán invitados a la comida-cena de clausura, como reconocimiento a su trabajo con la sociedad.
Los precios definitivos deberán estar cerrados en el primer trimestre posterior a la celebración del congreso anterior.
Las tarifas deberán contemplar las siguientes opciones:
- Estudiantes de grado.
- Alumnos de Máster.
- Miembros de la SEGER.
- Miembros de Sociedades en las que exista convenio.
- Profesionales no miembros.
Todos los ingresos y pagos que se relacionen con el Congreso, deberán realizarse a la cuenta oficial de la SEGER, o en su defecto en una cuenta creada por el Comité Organizador a la que tendrán acceso el Presidente/a, Secretario/a y Tesorero/a del Congreso.
En aquellos casos en los que exista una secretaría técnica, y que genere una cuenta bancaria específica, los ingresos y gastos se realizarán en la misma, con la premisa de que el Presidente/a, Secretario/a y Tesorero/a del Comité Organizador puedan tener autorización para su acceso y operar con la misma.
Artículo 9. Secretaría Técnica.
La propuesta por parte del Comité Organizador para que el Congreso sea gestionado por una Secretaría Técnica, deberá venir precedida por un presupuesto (ver artículo 3), que será ratificado de común acuerdo por la Junta Directiva.
La empresa responsable, garantizará que en la entrega de documentación al congresista, incluya las facturas de los pagos realizados en el Congreso.
Artículo 10. Expedición de títulos.
Tanto los diplomas de asistencia, conferenciantes, moderadores de congreso, moderadores de mesas de comunicaciones, comunicaciones orales y pósters, deberán ser firmados por los Presidentes de SEGER, Comité Organizador y Comité Científico, en este orden.
Artículo 11. Obligaciones del Comité Organizador.
El Comité Organizador y/o en su caso la empresa responsable de la organización debe contratar un seguro de responsabilidad civil y/o económica que sufrague cualquier imprevisto, daño personal o catástrofe ocurrida durante la celebración del Congreso.
El Comité Organizador deberá entregar, dos meses después de la celebración del Congreso, los siguientes documentos a la Junta Directiva:
- Memoria informativa.
- Memoria económica detallada de ingresos y gastos.
- Documentos acreditativos del Congreso para su archivo.
Artículo 12. Obligaciones de la Junta Directiva.
Una vez aprobada la sede, la SEGER realizará un abono de cuatro mil euros, en concepto de préstamo, para sufragar gastos iniciales. Esta cantidad será devuelta al finalizar el congreso.
La Junta Directiva solicitará cuantas informaciones considere oportunas, para asegurarse del desarrollo adecuado del Congreso.
Una delegación de la Junta Directiva de la SEGER visitará la sede del Congreso al menos dos mes antes de la realización del mismo (los traslados y costes correrán a cargo de la SEGER). Durante esta visita oficial, consensuada con el Presidente del Congreso se visitarán los espacios destinados para el Congreso y hoteles designados para el alojamiento.
Últimos artículos
Simposio Iinternacional de BRUXISMO
diciembre 13, 2023 Comentarios desactivados en Simposio Iinternacional de BRUXISMO
JORNADA DE PUERTAS ABIERTAS HOSPITAL UNIVERSITARIO CRUZ ...
septiembre 28, 2023 Comentarios desactivados en JORNADA DE PUERTAS ABIERTAS HOSPITAL UNIVERSITARIO CRUZ ROJA
LIBRO GERODONTOLOGIA CLINICA – SEGER
mayo 25, 2023 Comentarios desactivados en LIBRO GERODONTOLOGIA CLINICA – SEGER
